Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Preambuła

Dążąc do zapewnienia możliwie najwyższych standardów etycznych w ramach mojej działalności i oczekując postępowania zgodnego z tymi wartościami, w tym ujawniania naruszeń i ich zapobiegania, wprowadzam niniejszą procedurę zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych (dalej: „Procedura”).

Wdrożenie Procedury poprzedzone zostało trwającą tydzień konsultacją z osobami współpracującymi ze mną (moimi kontrahentami), co w mojej ocenie miało pozytywny wpływ zarówno na zrozumiałość jej treści, jak i na użyteczność przyjętych rozwiązań.

Żywię nadzieję, że w razie dostrzeżenia lub podejrzenia naruszenia prawa, w pierwszej kolejności skorzystasz z Procedury, zamiast z przysługującego Ci prawa do zgłoszenia zewnętrznego (do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego) i, że nie zdecydujesz się na ujawnienie publiczne.

Procedura jest zgodna z wymogami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928 ze zm. dalej: „Ustawa”).

§ 1

Definicje

Działania następcze – działania podejmowane przeze mnie w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające.

Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w związku z pracą, współpracą, procesem rekrutacji lub innym tego typu zdarzeniem dotyczącym mojej działalności (naruszenie w Podmiocie), a także w innym podmiocie, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą dla mnie, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Informacja zwrotna – przekazana Sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

Kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług w prowadzonej przeze mnie kancelarii (w Podmiocie) lub na rzecz wykonywanej przeze mnie działalności gospodarczej, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa. Zgodnie z Ustawą są to naruszenia dotyczące: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa, JST oraz UE, rynku wewnętrznego UE, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.

Osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia – osoba wskazana w § 3 ust. 1 Procedury.

Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub spółka wskazana w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.

Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.

Osoba powiązana z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty.

Podmiot – przedsiębiorca, Izabela Żurkowska-Mróz prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Doradztwo Podatkowe i Gospodarcze Izabela Żurkowska-Mróz, NIP: 584 102 49 41.

Postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem.

Pracownik – osoba pozostająca w stosunku pracy z Podmiotem w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych – rejestr prowadzony na zasadach określonych w § 7 Procedury przez Podmiot.

Sygnalista – osoba dokonująca zgłoszenia naruszenia prawa, której przyznano status Sygnalisty na zasadach określonych w § 3 ust. 1 Procedury.

Współpracownik – osoba świadcząca usługi na rzecz Podmiotu na podstawie umowy cywilnoprawnej, umowy o dzieło lub współpracy b2b.

Wstępna analiza zgłoszenia – weryfikacja treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania zgłaszającemu statusu Sygnalisty, w ramach której Podmiot ma prawo wystąpić do zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w zgłoszeniu naruszenia prawa.

Zgłaszający – osoba dokonująca zgłoszenia naruszenia prawa przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w Procedurze.

Zgłoszenie naruszenia prawa/zgłoszenie – przekazanie w trybie określonym w Procedurze, przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia, informacji mogących świadczyć o naruszeniu prawa.

§ 2

Postanowienia ogólne

  1. Procedura służy do obsługi zgłoszeń wewnętrznych w Podmiocie dotyczących naruszeń prawa zdefiniowanych w Procedurze. Pozostałe kwestie dotyczące bieżących problemów związanych z wykonywaną pracą należy rozwiązywać w oparciu o istniejące relacje służbowe bądź inne – ustanowione na podstawie odrębnych regulacji wewnętrznych – dostępne kanały, które powinny być wykorzystane do tych celów.
  2. Procedura ustanawia w Podmiocie zasady podejmowania czynności przez Podmiot, mające na celu wyjaśnienie zgłaszanych przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacji mogących świadczyć o naruszeniu prawa oraz wyciągnięcie konsekwencji wobec sprawcy naruszenia prawa i podjęcie działań naprawczych.
  3. Celem Procedury jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu informowania o naruszeniach prawa w działalności Podmiotu, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty.
  4. Procedura określa w szczególności:
    • osobę w ramach struktury Podmiotu lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń;
    • sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez Sygnalistę;
    • osobę w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu, upoważnioną do podejmowania działań następczych;
    • tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
    • obowiązek potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
    • obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych;
    • maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
    • zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.

§ 3

Zakres Procedury

  1. Postanowienia Procedury mają zastosowanie do następujących grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
    • obecni i byli pracownicy Podmiotu,
    • kandydaci do zatrudnienia w Podmiocie,
    • osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
    • przedsiębiorcy,
    • osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
    • stażyści,
    • wolontariusze,
    • praktykanci,
  2. Procedury nie stosuje się do informacji objętych:
    • przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
    • tajemnicą zawodową;
    • podlegających ochronie lub objętych tajemnicą wynikającą z przepisów prawa.

§ 4

Osoby odpowiedzialne za zarządzanie zgłoszeniami

  1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa w Podmiocie jest Izabela Żurkowska-Mróz.
  2. Osobą odpowiedzialną za podejmowanie działań następczych jest Izabela Żurkowska-Mróz.
  3. Osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenie prawa, nie mogą być angażowane w analizę takiego zgłoszenia.

§ 5

Zgłoszenie naruszenia prawa

  1. Zgłoszenia naruszeń prawa mogą być przekazywane jedynie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  2. Zgłoszenia przyjmowane są pod adresem: zgloszenia@opodatkowana.pl.
  3. Zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać przejrzyste i możliwie pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz komplet informacji identyfikujących naruszenie prawa, w szczególności:
    • datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
    • opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
    • wskazanie zdarzenia lub osoby, których dotyczy zgłoszenie naruszenie prawa,
    • wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
    • wskazanie dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia prawa.

§ 6

Status Sygnalisty

  1. Każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić naruszenia prawa, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe (działanie w tzw. dobrej wierze).
  2. Status Sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary). W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
  3. Sygnalista ma zapewnioną anonimowość i bez jego wyraźnej zgody jego tożsamość nie może być ujawniona innym osobom niż Izabela Żurkowska-Mróz, jeśli nie wymaga tego charakter czynności wyjaśniających.
  4. Podmiot potwierdza przyjęcie zgłoszenia naruszenia prawa zgłaszającemu.
  5. Podmiot informuje zgłaszającego o nadaniu albo odmowie nadania mu statusu Sygnalisty. Odmowa nadania zgłaszającemu statusu Sygnalisty wymaga uzasadnienia.
  6. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status Sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla Sygnalisty.

§ 7

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

  1. Każde zgłoszenie naruszenia prawa zostaje zarejestrowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
  2. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych w podmiocie odpowiada Izabela Żurkowska=Mróz.
  3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje co najmniej:
    • numer zgłoszenia,
    • przedmiot naruszenia prawa,
    • dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
    • adres do kontaktu sygnalisty,
    • datę dokonania zawiadomienia,
    • informację o podjętych działaniach następczych,
    • datę zakończenia sprawy.
  4. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych jest Podmiot.
  5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8

Odpowiedzialność za fałszywe zgłoszenie

  1. Zgłoszenie naruszenia prawa może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń naruszenia prawa.
  2. W przypadku ustalenia w toku postępowania wyjaśniającego, że w zgłoszeniu naruszenia prawa świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
  3. Niezależnie od skutków wskazanych w ust. 2 powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia naruszenia prawa może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej, wskazanej w odpowiednich przepisach.

§ 9

Postępowanie wyjaśniające

  1. Wyłączny dostęp do kanału zgłaszania naruszeń prawa w zakresie, w jakim kanał ten dotyczy zgłaszania naruszeń prawa, posiada Izabela Żurkowska-Mróz.
  2. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania przez Podmiot, chyba że nie podał adresu do kontaktu, na który możliwe jest przekazanie potwierdzenia.
  3. Z zachowaniem należytej staranności wszczęte zostanie postępowanie wyjaśniające, w toku którego nastąpi weryfikacja zgłoszenia wewnętrznego i dalsza komunikacja ze zgłaszającym, w tym wystąpienie o dodatkowe informacje i przekzanie informacji zwrotnej.
  4. Rozpatrzenie zgłoszenia naruszenia prawa nastąpi bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia otrzymania zgłoszenia.
  5. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Podmiot sporządza raport, w którym stwierdzi, czy informacje/zarzuty objęte zgłoszeniem, okazały się potwierdzone i zasadne. Raport obejmuje także rekomendacje w zakresie załatwienia sprawy oraz ewentualne konsekwencje, jakie powinny zostać wyciągnięte przez Podmiot w stosunku do sprawcy/sprawców naruszenia prawa albo zgłaszającego, który dokonał świadomie fałszywego zgłoszenia.
  6. Przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej nie może nastąpić później niż w terminie 3 miesięcy od daty otrzymania zgłoszenia.

§ 10

Ochrona Sygnalisty

  1. Podmiot wprowadza bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty, wobec osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą, również w sytuacji, gdy zgłoszenie naruszenia prawa zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszone naruszenie prawa nie miało miejsca.
  2. Sygnalistom przysługuje pełna ochrona przed działaniami odwetowymi, dyskryminacją oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
  3. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z Sygnalistą w związku z dokonanym przez Sygnalistę zgłoszeniem naruszenia prawa.
  4. Ochrona przewidziana w ust. 3 powyżej nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/współsprawcą/pomocnikiem naruszenia prawa. Podejmując decyzję o ewentualnym rozwiązaniu stosunku pracy lub umowy wzajemnej z Sygnalistą, będącym sprawcą/współsprawcą/pomocnikiem naruszenia prawa, Podmiot powinien każdorazowo brać pod uwagę fakt ujawnienia przez Sygnalistę wszystkich istotnych okoliczności naruszenia prawa (okoliczność łagodząca).
  5. Wszystkie zgłoszenia naruszenia prawa, kontakty ze zgłaszającym i Sygnalistą oraz postępowanie wyjaśniające mają charakter tajemnicy Podmiotu.
  6. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnalistom oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych.
  7. Tożsamość zgłaszającego i Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, są traktowane jako tajemnica podmiotu na wszystkich etapach procesu rozpatrywania zgłoszonych naruszeń prawa. W szczególności, z zastrzeżeniem ust. 8 poniżej, tożsamość zgłaszającego i Sygnalisty nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom Podmiotu.
  8. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację, mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest obowiązkiem Podmiotu wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych postępowań przez stosowne organy. Ujawnienie tożsamości w takim przypadku wymaga wcześniejszego poinformowania Sygnalisty, ze wskazaniem mu powodów takiego ujawnienia, chyba że takie poinformowanie mogłoby zagrozić prowadzonemu postępowaniu.
  9. Tożsamość osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość zgłaszającego i Sygnalisty.
  10. Przetwarzanie danych osobowych Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą  odbywa się na podstawie przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

§11

Zgłoszenie zewnętrzne

  1. Niezależnie od możliwości dokonania zgłoszenia z wykorzystaniem zasad określonych w Procedurze, możliwe jest dokonanie zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
  2. Wymienione powyżej organy ustanawiają własne procedury przyjmowania zgłoszeń.
  3. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
  4. w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie,
  5. w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
  6. Organ publiczny oraz Rzecznik Praw Obywatelskich umieszczają na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla Sygnalisty informacje o danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, adres do doręczeń elektronicznych, odrębny adres elektronicznej skrzynki podawczej, adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 25 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 307), lub numer telefonu wraz ze wskazaniem, czy rozmowy są nagrywane.
  7. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.

§12

Postanowienia końcowe

  1. Procedura wchodzi w życie od 25 września 2024 roku
  2. Wszelkie ewentualne zmiany Procedury obowiązują w terminie 7 dni od ich ogłoszenia.
  3. Przepisy Procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na dwa lata, a także w razie zmian przepisów Ustawy lub aktów wykonawczych do Ustawy.