Uregulowania dotyczące kar umownych oraz odszkodowań zawarte są w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 z późn. zm., dalej: „k.c.”).
W przypadku odszkodowania, zobowiązany do jego zapłaty ponosi odpowiedzialność tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego szkoda wynikła. Co do zasady, w tych granicach naprawienie szkody obejmuje straty, które poszkodowany poniósł, oraz korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono.
Kara umowna, w przeciwieństwie do odszkodowania, musi zostać zastrzeżona w umowie.
Naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego następuje w tym przypadku przez zapłatę określonej sumy (kary umownej), która wcale nie musi być równa w swej wysokości do poniesionej rzeczywiście szkody.
Przeciwnie, należy się ona nawet wtedy, gdy wierzyciel szkody obiektywnie w ogóle nie poniósł.
Zauważ, że skoro kara, w tym jej wysokość, zostaje wskazana już w treści umowy, przeważnie nie tylko nie jest wiadome, jaka będzie wysokość szkody, ale nawet, czy szkoda w ogóle będzie miała miejsce.
Jeśli już znajdziesz się w sytuacji, w której musisz uiścić karę umowną lub odszkodowanie, najpierw musisz rozważyć, czy wydatek ten w ogóle spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu, a więc, czy został poniesiona w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Jednocześnie, ciężar co do prawidłowego udokumentowania wydatku, jak i wykazania związku przyczynowo skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskaniem przychodu spoczywa na podatniku. Musisz być w stanie wykazać, że poniesiony koszt jest celowy i zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez Ciebie działalności.
Przyjmijmy, że takie argumenty jednak istnieją i kara może stanowić koszt uzyskania przychodów.
Musisz jednak przeanalizować, czy wydatek nie podlega wyłączeniu z kosztów na podstawie art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 z późn. zm., dalej: „ustawa o CIT”).
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Jak widać, nie wszystkie odszkodowania i kary umowne wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy nie stanowią kosztu podatkowego, lecz tylko te kary, które wynikają z wad sprzedawanych towarów, wad wykonywanych robót i usług.
Zauważ, że jest szereg zdarzeń, które mogą skutkować koniecznością zapłaty kary lub odszkodowania, a nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Przykładowo, kara za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu powierzchni handlowej.
W takim razie, kiedy należy rozpoznać koszt związany z poniesieniem wydatku na zapłatę odszkodowania lub kary umownej?
Na podstawie art. 15 ust. 4e ustawy o CIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f–4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Może to być np. dzień otrzymania noty obciążeniowej.
Jakiej noty? A dlaczego nie faktury?
Odszkodowanie lub kara umowna nie wiąże się zasadniczo ze świadczeniem wzajemnym, nie stanowi przeważnie zapłaty za towar lub usługę i w związku z tym nie powinno być traktowana jako wynagrodzenie za czynność opodatkowaną podatkiem od towarów i usług.
Już na etapie sporządzania umowy dopilnuj, żeby wynikające z jej treści kary umowne nie mogły zostać uznane za związane z zobowiązaniem się do wykonania czynności, powstrzymaniem się od dokonania czynności albo tolerowaniem jakiejś czynności lub sytuacji, co mogłoby spowodować, że to, co w umowie nazwano karą, na gruncie ustawy o VAT będzie czynnością opodatkowaną.