W niniejszym wpisie przeczytasz:

Jakich faktur dotyczy obowiązek uzgodnienia zasad korekty

Obowiązek dokonania uzgodnienia wynika z art. 29a ust. 13 i 14 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) i dotyczy korekt wynikających z:

• obniżenia podstawy opodatkowania w związku z udzieleniem obniżki ceny lub upustu po dokonaniu sprzedaży;
• obniżenia podstawy opodatkowania w związku ze zwrotem towarów lub opakowań;
• obniżenia podstawy opodatkowania w związku ze zwrotem nabywcy całości lub części zapłaty otrzymanej przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
• obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego w związku z koniecznością korekty, jeżeli na fakturze pierwotnej omyłkowo wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Czym jest uzgodnienie

Uzgodnienie może dotyczyć obniżenia wykazanej w treści faktury pierwotnej ceny, czyli obniżenia podstawy opodatkowania.

Może się też zdarzyć tak, że obniżeniu podlega kwota podatku w wyniku korekty stawki opodatkowania. Czyli cena zostaje bez zmian, ale zmieni się kwota podatku należnego po stronie wystawcy i zarazem naliczonego po stronie nabywcy.

Bez względu na przyczynę korekty, uzgodnienie musi mieć taką formę, żeby możliwe było wykazanie na dzień obniżenia kwoty podatku należnego po stronie wystawcy faktury, że nabywca wie o dokonanej korekcie i się na nią zgadza.

Chodzi więc o to, aby nie dopuścić do sytuacji, że wystawca faktury wykaże wynikający z niej podatek należny w kwocie niższej, niż podatek naliczony wykazany po stronie nabywcy.

Oczywiście dla obniżenia kwoty podatku należnego i odpowiadającej jej kwoty podatku naliczonego nie jest wystarczający sam fakt dokonania uzgodnienia. Muszą jeszcze zostać spełnione warunki dokonania korekty.

Przez spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku rozumie się ziszczenie się zdarzenia stanowiącego przesłankę dokonania korekty.

Czy wszystkie korekty in minus trzeba uzgodnić z nabywcą

W przypadku niektórych faktur korygujących zasada udokumentowania korekty obowiązuje bezwzględnie. Jednak nie masz obowiązku posiadania dowodu na zawarcie uzgodnienia w przypadku faktur dotyczących:

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
• sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT.

Uzgodnienia nie trzeba też dokumentować dla korekty wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej (czyli w KSeF).

Przykłady uzgodnień poprzedzających spełnienie warunków korekty

Ustawa o VAT nie tylko nie wskazuje jak należy udokumentować uzgodnienie, ale także nie wymaga, żeby uzgodnienie następowało dopiero po zaistnieniu przyczyny korekty.

Poniżej znajdziesz przykłady korekt in minus, gdzie uzgodnienie nie tylko poprzedza moment spełnienie warunków dokonania korekty, ale niekiedy nawet moment wystawienia faktury pierwotnej.

Rabat za przekroczenie limitu zakupów

W sytuacji, gdy strony ustaliły, że sprzedawca udzieli nabywcy rabatu w odniesieniu do wszystkich transakcji pod warunkiem przekroczenia uzgodnionego limitu zakupów, czyli realizacji na rzecz nabywcy określonego wolumenu dostaw, warunek uzgodnienia jest spełniony już w momencie podpisania przez obie strony umowy ramowej, albo zaakceptowanie przez nabywcę warunków promocji, z której wynikają zasady udzielenia przez sprzedawcę rabatu.

Momentem spełnienia warunków dokonania korekty będzie natomiast moment przekroczenia umówionego limitu sprzedaży, a więc nastąpi on później niż samo uzgodnienie.

Dokumentacja, jaką należy posiadać, to umowa ramowa lub regulamin, a także dokumenty potwierdzające przekroczenie ustalonego limitu zakupów.

Zwrot towaru

W przypadku zwrotu całości lub części towarów dokumentem potwierdzającym zawarcie uzgodnienia może być zaakceptowany przez nabywcę regulamin dokonywania zwrotów. Jeżeli jednak taki regulamin nie istnieje, może to być korespondencja mailowa, z której treści wynika, że strony uzgodniły, że taki zwrot nastąpi i na jakich zasadach.

W takiej sytuacji spełnienie warunków do dokonania korekty nastąpi w momencie zwrotu towaru, co z kolei powinno zostać właściwie udokumentowane np. protokołem zwrotu.

Skonto

Skonto to procentowy rabat udzielany od wartości (ceny) towaru lub usługi, który przysługuje nabywcy w przypadku wcześniejszej zapłaty przed wyznaczonym terminem płatności.

Uzgodnieniem będzie w tym przypadku zawarcie umowy, w której zawarto informację

o warunkach udzielanego skonta, natomiast momentem spełnienia warunków do wystawienia faktury korygującej będzie moment zapłaty.

Dokumentacją będzie w tym przypadku umowa regulująca warunki skonta oraz potwierdzenie otrzymania zapłaty w terminie określonym w warunkach skonta.

Zwrot zaliczki

Zaliczka to płatność dokonywana przez nabywcę przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru. Stanowi ona część całkowitej kwoty, którą nabywca będzie musiał uiścić za daną usługę lub towar. Zaliczkę zalicza się więc na poczet przyszłej zapłaty. Jeżeli jednak transakcja nie dojdzie do skutku, zaliczka ulega zwrotowi.

Moment spełnienia warunków dokonania korekty zajdzie, gdy oczywiste będzie, że nabywcy należy się zwrot zaliczki, bo usługa nie została wykonana albo nie dostarczono towaru w określonym terminie.

We wskazanej sytuacji należy zachować do celów dowodowych korespondencję, z której wynika, że usługa nie zostanie wykonana lub towar dostarczony i dowód dokonania przelewu kwoty zaliczki na konto niedoszłego nabywcy.

Obniżenie kwoty podatku naliczonego

W przypadku zdarzeń skutkujących obniżeniem kwoty podatku naliczonego lub stwierdzeniem pomyłki zawyżającej kwotę podatku naliczonego na fakturze nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego te warunki zostały spełnione.

Jeżeli warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym te warunki zostały uzgodnione, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym te warunki zostały spełnione.

Przykładowe interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej

Sygn. 0114-KDIP4-2.4012.440.2025.1.MMA z dnia 6 sierpnia 2025 r.

W październiku 2024 r. doszło do zawarcia umowy przedwstępnej sprzedaży nieruchomości gruntowej. Nabywca wpłacił zaliczkę, którą Wnioskodawca udokumentował fakturą zaliczkową. Nabywca skorzystał jednak z prawa do odstąpienia od umowy w kwietniu 2025 r., a Wnioskodawca wystawił fakturę korygującą. Zwrot zaliczki został rozłożony na 8 miesięcznych rat, począwszy od czerwca 2025 r.

Organ uznał, że Wnioskodawca powinien obniżyć podstawę opodatkowania w miesiącu odstąpienia od umowy i wystawienia faktury korygującej, czyli w kwietniu 2025 r.

Sygn. 0111-KDIB3-3.4012.185.2025.4.JSU z dnia 11 czerwca 2025 r.

Wnioskodawca, przed ogłoszeniem upadłości, dokonał zbycia dwóch nieruchomości: Nieruchomości 1 (przeniesienie praw użytkowania wieczystego gruntu oraz prawa własności budynków niemieszkalnych w drodze wkładu niepieniężnego) oraz Nieruchomości 2 (sprzedaż udziału w prawie własności zabudowanej nieruchomości). Sąd uznał te czynności za bezskuteczne w stosunku do masy upadłości.

Organ uznał, że w związku z uznaniem przez sąd bezskuteczności zbycia nieruchomości, Wnioskodawca ma obowiązek wystawienia faktury korygującej i korekty VAT w okresie rozliczeniowym, w którym zostanie wystawiona faktura korygująca (na bieżąco).

Sygn. 0111-KDIB3-1.4012.589.2024.1.IK z dnia 30 grudnia 2024 r.

Związek metropolitalny wdrożył całoroczny system wypożyczania rowerów publicznych, w ramach którego użytkownicy mogą wypożyczać rowery na określonych stacjach. Użytkownicy są zobowiązani do rejestracji w systemie oraz uiszczenia opłaty inicjalnej. W przypadku zwrotu roweru poza stacją, a następnie jego odprowadzenia na stację, użytkownik otrzymuje bonus w wysokości 5 zł, który może być wykorzystany na kolejne przejazdy.

Organ podatkowy uznał, że bonus przyznawany użytkownikom za premiowany zwrot roweru stanowi rabat, który pomniejsza podstawę opodatkowania VAT. Bonus ten jest związany bezpośrednio z usługą wypożyczenia roweru, co wynika z regulaminu systemu. W związku z tym, przyznanie bonusu obniża ekonomiczną wartość nabywanej przez użytkownika usługi i tym samym zmniejsza podstawę opodatkowania VAT.

Sygn. 0114-KDIP4-1.4012.508.2024.2.RMA z dnia 19 grudnia 2024 r.

Spółka A. zawarła umowę o zastępstwo inwestycyjne ze spółką B. na realizację przebudowy budynku produkcyjno-biurowego na lokale usługowe typu hotel. W trakcie realizacji inwestycji zmieniono przeznaczenie części nieruchomości na mieszkalne, do których zastosowanie ma stawka VAT 8%, co zostało potwierdzone odpowiednimi dokumentami, w tym Wiążącą Informacją Stawkową (WIS).

Organ uznał, że spółka A. powinna wystawić fakturę końcową na całość robót budowlanych związanych z budową lokali mieszkalnych zgodnie z uzyskaną WIS, stosując stawkę VAT 8%. Jest też uprawniona do dokonania korekty faktur zaliczkowych, które pierwotnie opodatkowane były stawką 23%, na stawkę 8% wynikającą z decyzji WIS. Faktury korygujące mogą zostać ujęte w okresie ich wystawienia, pod warunkiem posiadania odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania z nabywcą.

Sygn. 0111-KDIB3-1.4012.422.2024.3.KO z dnia 25 października 2024 r.

W dniu 18 marca 2022 r. zawarto umowę na sprzedaż trzech hal termicznych niezwiązanych trwale z gruntem. Umowa przewidywała płatność w formie ratalnej, podzielonej na 36 płatności. Wnioskodawca wystawił fakturę VAT 28 marca 2022 r., a hale zostały przekazane Nabywcy. Nabywca nie dokonał żadnej płatności, co doprowadziło do odstąpienia od umowy przez Wnioskodawcę w lutym 2024 r.

W ocenie organu, dostawa towarów miała miejsce, ponieważ Nabywca mógł rozporządzać halami jak właściciel. Faktura pierwotna dokumentowała rzeczywistą dostawę towarów, a brak zapłaty nie stanowił podstawy do wystawienia faktury korygującej ani do korekty podatku należnego. W konsekwencji, Wnioskodawca był zobowiązany odprowadzić podatek VAT od pierwotnie wystawionej faktury.

Sygn. 0111-KDIB3-1.4012.443.2024.4.MG z dnia 17 października 2024 r.

Spółka nawiązała kontakt z osobą podającą się za pracownika firmy mającej siedzibę na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, w celu rozpoczęcia współpracy i zakupu artykułów. Po przeprowadzeniu wszelkich formalności i weryfikacji, spółka dostarczyła towar pod wskazany adres, jednak nie otrzymała za niego zapłaty. Śledztwo w sprawie oszustwa zostało umorzone z powodu niewykrycia sprawców przestępstwa.

Spółka, mimo iż padła ofiarą oszustwa, nie ma prawa do dokonania korekty zmniejszającej podstawę opodatkowania oraz podatek VAT należny, ponieważ dostawa towarów faktycznie miała miejsce i została udokumentowana fakturą. Organ podatkowy uznał, że dostawa towarów była czynnością opodatkowaną podatkiem VAT i brak jest podstaw do zmniejszenia wykazanej sprzedaży.

Sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.581.2024.1.KT z dnia 16 października 2024 r.

Spółka regularnie dostarcza towary do A – spółki zarejestrowanej dla celów VAT w Wielkiej Brytanii, oraz A PL – oddziału A w Polsce… Umowa między stronami przewiduje coroczny przegląd i kalkulację rzeczywistej wartości transakcji, co może prowadzić do konieczności wystawienia faktur korygujących w przypadku zmiany ceny surowców lub wzrostu kosztów. Faktury korygujące mogą dotyczyć zarówno podwyżki, jak i obniżki cen.

Organ uznał, że korekta, w przypadku zmniejszenia podstawy opodatkowania, powinna być rozliczona za okres, w którym została wystawiona faktura korygująca,

Sygn. 0114-KDIP4-2.4012.407.2023.10.WH z dnia 1 października 2024 r.

Wnioskodawca świadczy usługi leasingu finansowego. W ramach działalności gospodarczej udostępnia środki trwałe na podstawie umów leasingu finansowego i operacyjnego. Wnioskodawca wystawia faktury obejmujące całkowite wynagrodzenie z tytułu umowy leasingu, w tym raty leasingowe i wartość wykupu. W przypadku cesji umowy leasingu na nowy podmiot (z Leasingobiorcy I na Leasingobiorcę II), Wnioskodawca podpisuje umowę trójstronną z udziałem Leasingobiorcy I i Leasingobiorcy II.

Wnioskodawca zwrócił się z zapytaniem, czy przysługuje mu prawo do zmniejszenia bądź zwiększenia podstawy opodatkowania w związku ze zmianą składników wpływających na łączne wynagrodzenie Wnioskodawcy w trakcie trwania umowy leasingu oraz wystawienia faktury korygującej na Leasingobiorcę I, mimo dokonania cesji praw i obowiązków na Leasingobiorcę II.

Organ podatkowy uznał, że w przypadku zmiany składników wpływających na łączne wynagrodzenie (np. stóp procentowych, zmiany kursu walut) Wnioskodawca powinien wystawić fakturę korygującą na Leasingobiorcę II, który przejął umowę leasingu na skutek cesji. Faktura korygująca nie może być wystawiona na Leasingobiorcę I, ponieważ po cesji Leasingobiorca I nie jest już stroną umowy leasingu.