Szkolenia firmowe połączone z integracją to świetny sposób na budowanie zgranego, efektywnego i lojalnego zespołu.

Niekiedy są to szkolenia wyjazdowe, a więc trzeba zapewnić ich uczestnikom nocleg i wyżywienie, a są tacy, którzy uważają, że integracja przebiega sprawniej, jeśli towarzyszy jej spożywanie alkoholu.

Być może czasami stajesz przed dylematem, które wydatki poniesione na organizację szkolenia mogą stanowić koszt uzyskania przychodu i od których spółka może odliczyć VAT.

W tym wpisie poruszone zostały następujące zagadnienia:

Usługi noclegowe i gastronomiczne

Jeżeli Twoja spółka (dalej: Spółka) organizuje szkolenie we własnym zakresie i zakupuje odrębnie każdą niezbędną do tego celu usługę, musisz uwzględnić ograniczenie wynikające z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm. dalej: Ustawa o VAT).

Zgodnie z tym przepisem obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób i usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a Ustawy o VAT, czyli nabywanych na rzecz osoby trzeciej.

Nawet jeśli nabywana usługa noclegowa czy gastronomiczna jest związana z opodatkowaną VAT działalnością gospodarczą (i wykorzystana na jej potrzeby), to w przypadku organizacji szkolenia dla pracowników i współpracowników Spółki, nie odliczysz więc VAT naliczonego z faktur dotyczących noclegów i gastronomii.

Dyrektywa VAT (2006/112/WE) nie wyłącza automatycznie i całkowicie możliwości odliczenia VAT od usług noclegowych i gastronomicznych, ale przewiduje, że Rada UE może określić wydatki, od których VAT nie podlega odliczeniu. Do czasu wprowadzenia wspólnych zasad, państwa członkowskie mogą utrzymać wyłączenia, które istniały w ich przepisach krajowych w momencie przystąpienia do UE.

Wyłączenie możliwości odliczenia podatku VAT od usług gastronomicznych i noclegowych obowiązywało w Polsce jeszcze przed wejściem do Unii Europejskiej i motywowane było tym, że usługi tego typu były w rzeczywistości często nabywane na potrzeby prywatne.

Zakup organizacji szkolenia lub konferencji od podmiotu zewnętrznego

Skoro nie możesz odliczyć VAT od faktur dokumentujących nabycie usług noclegowych i gastronomicznych, alternatywą będzie nabycie kompleksowej (złożonej) usługi organizacji szkolenia lub konferencji od podmiotu zewnętrznego, specjalizującego się w organizacji takich wydarzeń w ramach swojej działalności gospodarczej.

Ustawa o VAT opiera się na zasadzie, że każde świadczenie jest traktowane odrębnie i niezależnie na potrzeby opodatkowania VAT i nie zawiera definicji świadczenia złożonego. Brak w niej również szczególnych uregulowań dotyczących przesłanek uznawania danego świadczenia za świadczenie złożone.

Spółka może odliczyć podatek VAT od faktury za np. „usługę konferencyjną” (23%), jeśli wynajem sali, szkolenie, nocleg i gastronomia i inne składowe usługi są ze sobą tak ściśle powiązane, że obiektywnie tworzą jedną całość gospodarczą, a ich rozdzielenie miałoby charakter sztuczny. Traktuje się je wówczas jako jedno świadczenie złożone.

W interpretacji indywidualnej dotyczącej prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków na organizację wyjazdów integracyjno-szkoleniowych, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.488.2025.4.KK, z dnia 25 września 2025 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił, że: „(…)w związku z cyklicznością planowanych wyjazdów szkoleniowo integracyjnych (…), planują Państwo, w odniesieniu do każdego z wyjazdów zawierać odrębne umowy z wybranymi podmiotami zewnętrznymi, obejmujące kompleksową usługę organizacji i realizacji danego wyjazdu. Dla każdego wydarzenia wystawiona zostanie jedna faktura dokumentująca całościowe świadczenie, obejmujące m.in. organizację programu szkoleniowego, elementy integracyjne, wynajem sal, usługi gastronomiczne oraz noclegowe. Poszczególne wyjazdy mogą być realizowane przez różnych wykonawców. Wskazali Państwo, że są Państwo zainteresowani nabyciem wyłącznie usługi kompleksowej, gdzie wszystkie jej elementy stanowią funkcjonalną całość i stanowią jednolitą usługę. Elementy gastronomiczne i noclegowe będą jedynie pomocniczym składnikiem całości usługi, a ich wyodrębnienie nie będzie możliwe na gruncie ekonomiczno-funkcjonalnym(…). W konsekwencji, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wykazanego na fakturach dokumentujących nabycie kompleksowych usług organizacji i realizacji wyjazdów integracyjno-szkoleniowych (…).”  

Podobnie, w interpretacji indywidualnej, sygn. 0112-KDIL1-2.4012.473.2023.2.AS, z dnia 18 stycznia 2024 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że spółka, będąc czynnym podatnikiem VAT, ma prawo do pełnego odliczenia podatku VAT naliczonego od kompleksowej usługi konferencyjnej nabywanej od hotelu, która jest wykorzystywana do realizacji komercyjnych wydarzeń biznesowych. Organ potwierdził, że nabywana usługa ma charakter kompleksowy i służy bezpośrednio do wykonywania czynności opodatkowanych, co uprawnia spółkę do odliczenia podatku VAT.

W przypadku zakupu usługi kompleksowej ograniczenia dotyczące odliczania VAT od usług noclegowych i gastronomicznych (wynikające z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT) nie mają zastosowania.

Zakup alkoholu w ramach usługi złożonej

Wyjątek stanowi tu zakup alkoholu, Nawet jeżeli stanowi on element usługi złożonej, a jego spożywanie wydaje się niektórym niezbędno do przetrwania na firmowym szkoleniu, Spółka nie może odliczyć VAT z części faktury dotyczącej alkoholu. Zakup ten powinien zostać wyodrębniony w kosztorysie i pominięty przy odliczaniu VAT.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 19 września 2024 r. sygn. 0114-KDIP1-1.4012.489.2024.4.KOM organ uznał, że spółka ma prawo do odliczenia VAT z faktur dokumentujących wydatki na kompleksową usługę organizacji wydarzenia. Jednakże, wydatki na zakup alkoholu oferowanego gościom w ramach baru nie są związane z czynnościami opodatkowanymi i nie mogą być odliczone.

Analogiczne stanowisko zaprezentowane zostało w powołanej wcześniej interpretacji indywidualnej, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.488.2025.4.KK, z dnia 25 września 2025 r. i w interpretacji indywidualnej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.326.2025.3.BS, z dnia 25 sierpnia 2025 r.  Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że koszt ten powinien zostać wyodrębniony.

W swoich stanowiskach organy nie wyjaśniają jednoznacznie, jak należy ustalić kwotę przypadającą na alkohol w usłudze kompleksowej. Bezpiecznym rozwiązaniem wydaje się jednak uzyskanie takiej informacji od wystawcy faktury np. w formie załącznika do umowy dotyczącej organizacji szkolenia lub konferencji.

Szkolenie a koszty uzyskania przychodów w CIT

Kwalifikacja kosztów w podatku dochodowym zależy od celu wydatku oraz grupy uczestników.

Wydatki na szkolenie merytoryczne związane z działalnością Spółki są w całości kosztem uzyskania przychodu, bez względu na to, czy uczestnicy są osobami zatrudnionymi na umowę o pracę, czy są zleceniobiorcami, w tym osobami na B2B.

W interpretacji indywidualnej sygn. 0114-KDIP2-1.4010.25.2024.2.PP, z dnia 21 marca 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że wydatki na szkolenia dla współpracowników (tj. osób współpracujących w ramach stosunku b2b lub umów cywilnoprawnych) stanowią koszty uzyskania przychodu.

Organ wyjaśnił, że: „(…) wymienione w opisie sprawy wydatki w części w jakiej dotyczą organizacji szkoleń dla Pracowników oraz Współpracowników będą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Jak wynika bowiem z opisu sprawy organizacja szkoleń ma na celu poprawę i zwiększenie posiadanych przez Pracowników oraz Współpracowników umiejętności niezbędnych do realizacji zadań związanych z zakresem prowadzonej przez Państwa działalności oraz służy wymianie wiedzy pomiędzy poszczególnymi osobami wchodzącymi w skład Państwa zespołu. Finansowane przez Spółkę szkolenia mają przede wszystkim na celu przygotowanie zespołu (w tym Współpracowników) do realizacji oraz sprzedaży produktów określonej inwestycji poprzez dokładne poznanie jej zamierzonego, finalnego efektu, w konsekwencji – na uzyskiwane przez nią przychody. Działalność Spółki w zakresie realizacji inwestycji deweloperskich – budowy mieszkań oraz ich sprzedaży stanowi niezwykle złożony proces, wymagający specjalistycznej wiedzy oraz umiejętności ze strony Pracowników, jak i Współpracowników, w zakresie zarówno informacji o samym produkcie w postaci mieszkań jak i o całym otoczeniu – prawnym i fizycznym, technikach użytych podczas budowy, innowacjach zastosowanych w inwestycji itp. Nabycie ww. informacji przez Pracowników oraz Współpracowników możliwe jest jedynie poprzez uczestnictwo w specjalistycznych szkoleniach realizowanych dla określonych grup (w zależności od zakresu realizowanych obowiązków). Zatem, stwierdzić należy, że opisane we wniosku wydatki w części w jakiej dotyczą szkoleń dla Pracowników i Współpracowników pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z przychodami Spółki i mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu (…).”

Podobnie, w interpretacji indywidualnej sygn. 0114-KDIP2-2.4010.468.2023.3.RK, z dnia 6 listopada 2023 r. organ interpretacyjny uznał, że wydatki ponoszone przez spółkę na organizację szkoleń dla współpracowników i zleceniobiorców, takie jak wynajem sal, zakup sprzętu, wynagrodzenia dla prowadzących, koszty transportu i noclegów, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT. Szkolenia te mają na celu podniesienie kwalifikacji i umiejętności uczestników, co przyczynia się do zwiększenia efektywności i skuteczności realizowanych przez spółkę projektów oraz wpływa na zwiększenie przychodów z działalności operacyjnej spółki.

Integracja pracowników a koszty uzyskania przychodów w CIT

Wydatki związane z integracją mogą zostać rozpoznane jako koszty uzyskania przychodów w odniesieniu do osób zatrudnionych na umowy o pracę.

Potwierdził to m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej sygn. 0114-KDIP2-1.4010.25.2024.2.PP, z dnia 21 marca 2024 r. wyjaśniając, że „(…) wydarzenia takie jak już wcześniej wskazano mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpływa na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody czy też zachowanie (…).”

Integracja współpracowników a koszty uzyskania przychodów w CIT

Organy podatkowe często kwestionują możliwość rozpoznania jako koszty uzyskania przychodów wydatki poniesione na integrację współpracowników (Zlecenie, B2B).

W interpretacji indywidualnej sygn. 0111-KDIB1-3.4010.232.2024.2.ZK, z dnia 5 sierpnia 2024 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że wydatki poniesione przez spółkę na organizację spotkań integracyjnych, najem obiektów sportowych, nabycie gadżetów reklamowych, organizację szkoleń oraz zapewnienie posiłków mogą być w części zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Wydatki dotyczące pracowników, członków zarządu oraz ich rodzin, a także gadżetów reklamowych i szkoleń dla pracowników i zleceniobiorców, stanowią koszty uzyskania przychodu. Natomiast wydatki dotyczące zleceniobiorców i ich rodzin na spotkania integracyjne oraz najem obiektów sportowych nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, gdyż mają charakter reprezentacyjny.

Analogicznie, w interpretacji indywidualnej sygn. 0114-KDIP2-1.4010.25.2024.2.PP, z dnia 21 marca 2024 r. organ uznał, że wydatki na szkolenia oraz imprezy integracyjne dla pracowników mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ mają na celu poprawę efektywności pracy i zwiększenie przychodów spółki. Natomiast wydatki na organizację imprez integracyjnych dla współpracowników nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, gdyż mają one charakter reprezentacyjny, co wyklucza ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Status uczestnika a podatek PIT

Udział w szkoleniach i konferencjach, nawet połączonych z integracją, nie będzie oznaczał powstania przychodu podatkowego, skutkującego powstaniem obowiązku dla Spółki obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy oraz powstaniem obowiązku wystawienia informacji PIT-11, jeżeli uczestnikami będą osoby na umowach o pracę.

Po stronie osób współpracujących na umowach cywilnoprawnych i osób na kontraktach B2B może powstać przychód w związku z udziałem w szkoleniu lub integracji.

Udział w szkoleniu sfinansowanym przez Spółkę dla osób na B2B generuje u nich przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej.

W interpretacji indywidualnej sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1066.2022.2.JK2 z dnia 17 stycznia 2023 r. w stanie faktycznym, gdzie spółka organizuje szkolenia dla pracowników i ekspertów, organ podatkowy uznał, że udział w szkoleniach pracowników i pracowników tymczasowych nie powoduje powstania przychodu podatkowego, co zwalnia podmiot z obowiązku obliczenia, pobrania zaliczki oraz wystawienia informacji PIT-11. Natomiast udział ekspertów w szkoleniach skutkuje powstaniem przychodu, który należy zaliczyć do przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, co oznacza, że podmiot nie ma obowiązku obliczenia i poboru zaliczki ani wystawienia informacji PIT-11. Organ wyjaśnił, że: „(…) Odnosząc się do skutków podatkowych udziału ekspertów prowadzących działalność gospodarczą w szkoleniach organizowanych przez Państwa wskazać należy, że po ich stronie niewątpliwie będzie miało miejsce przysporzenie majątkowe. Eksperci musieliby opłacić szkolenie za określoną cenę, co niewątpliwe uszczupliłoby ich majątek, a w związku z jego nieodpłatnym zapewnieniem przez Państwa nie poniosą takich wydatków. Uwzględniając powyższe okoliczności, zapewnienie szkoleń ekspertom, wywoła skutek podatkowy w postaci uzyskania przychodu. Wysokość tego przychodu należy ustalić zgodnie z wyżej cytowanym art. 11 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (…).”

Dla zleceniobiorcy będącego na umowie cywilnoprawnej (który nie świadczy swoich usług w ramach działalności gospodarczej) szkolenie finansowane przez Spółkę stanowi przychód, który podlega opodatkowaniu podatkiem od osób fizycznych. Jednak można spotkać się ze stanowiskiem, że jeśli szkolenie było związane ściśle z wykonaniem zlecenia i leżało w interesie zleceniodawcy, wówczas przychód po stronie zleceniobiorcy nie powstanie.

Podsumowanie

Spółka może odliczyć pełny VAT (23%) od faktury za usługę kompleksową organizacji szkolenia lub konferencji, o ile nie obejmuje ona alkoholu.

Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy uczestnicy są zatrudnieni na umowach o pracę, czy też są współpracownikami Spółki.

Istotny jest jedynie związek wydatków z działalnością opodatkowaną Spółki.

Na gruncie CIT można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na szkolenia pracowników i współpracowników, o ile szkolenie to ma na celu osiągnięcie lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Natomiast wydatki dotyczące integracji współpracowników na B2B i zleceniobiorców niosą ze sobą ryzyko zakwestionowania przez organ podatkowy jako koszty reprezentacji.

Udział w szkoleniu nie będzie generował przychodu podlegającego opodatkowaniu po stronie pracownika Spółki. Będzie natomiast stanowił przychód z działalności gospodarczej dla uczestnika współpracującego ze Spółką na kontrakcie B2B. W odniesieniu do zleceniobiorcy świadczącego usługi w oparciu o umowę cywilnoprawną inną niż B2B, należy rozważyć cel szkolenia i zapisy umowy.